효과적인 모임을 수행하기 위한 과정

모임을 진행하는 방법을 명확히 정의하는 것은 프로젝트를 관리하는 중요한 도구다.

이것은 모임과정을 표준화하고, 낭비를 최소화하며, 비판적인 모임이 효과적으로 진행될 수 있도록 한다.

효과적인 모임의 진행시의 잇점

- 팀이 일정한 과정 안에서 모임을 진행할 수 있도록 한다.

- 모임이 진행되는 동안 불필요한 시간이나 노력을 최소화할 수 있다.

- 모임이 개선 과정의 촉진자가 될 가능성을 증진한다.

- 도달하고자 하는 핵심과제를 명백히 하고 그것에 대해 동의할 수 있도록 한다.

- 모임, 결정사항, 결과물, 역할의 할당, 책임, 다음 단계 등에 대한 지속적인 기록을 제공한다.

진행시 유의사항

- 모임의 목적을 분명히 하고 구성원들이 목적을 분명히 이해할 수 있도록 한다.

- 모임시마다 참석표를 작성한다.

- 모임의 법칙을 검토한다. timekeeper(시간 계시원), 기록자, 리더, facilitator.

timekeeper가 시간에 대해 주의를 환기하는 간격(intervals)을 결정한다.

- Agenda(회의안건)을 검토하고 팀의 모든 구성원들이 회의안건을 이해할 수 있도록 한다.

혼돈이 있거나 동의가 안되는 부분에 대해서는 재조정한다.

- 회의안건을 통과시킨다.

- 모든 팀구성원이 오류나 생략된 것 등을 실시간으로 교정하는 것에 참여 할 수 있도록 모임의 이슈, 결정사항, 계획, 다음단계에 대해 플립챠트에 기록한다.

- 플립챠트의 정보를 검토한다. 각각의 회의안건에 대해, 논의사항의 요약과 핵심 결정사항과 다음 단계, 할당, 다음예정일, meeting record sheet등을 기록한다.

- 다음 모임의 의제를 계획한다. 다음 모임의 목표와 목적, 모임의 준비를 누가 할 것인지를 결정한다.

- 모임을 평가한다. 모임을 지속하기위해 팀이 해야 할 것이 무엇인지, 팀이 개선해야 하는 것은 무엇인지를 평가한다.

- 완성된 meeting record sheet에 대한 동의를 얻고, 모임이 끝난 후에는 가능한 빨리 해산한다.

Meeting Record Sheet

1.  프로젝트명  _______________

2.  장소  _______________

3.  일시  _______________

4.  팀원(참석자 체크)

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회의안건	토의사항 요약	결정사항/다음단계	다음 모임일/준비